Блог

Первый офис – какой он? Советы по выбору для начинающих компаний

Аренда первого офиса – важный и волнительный момент для бизнеса. Ошибиться с подбором без наличия нужного опыта очень легко, но наш гайд поможет избежать самых распространенных и серьезных ошибок.

Определяемся с размерами

Сколько квадратных метров вам нужно – 50 или 150? Ответ зависит от следующих факторов:

1. Количество сотрудников. Если у вас в штате только несколько офисных работников, чтобы рассчитать площадь подходящего офиса, смело умножайте их количество на 4,5. Именно столько метров на 1 работника в случае использования им компьютера с жидкокристаллическим монитором необходимо по действующим санитарным нормам.
2. Количество необходимых помещений. Если вы хотите, чтобы начальник сидел в отдельном кабинете, или планируете сделать деление офиса по отделам, то и площадь офиса явно должна быть не менее 80 м².

Помните, что далеко не все офисные центры готовы делить пространство на небольшие блоки, но некоторые идут навстречу арендаторам. Например, в бизнес-центре «Ханой-Москва» самое маленькое офисное помещение, доступное для аренды, занимает всего 51 м².

Рассчитываем срок аренды

Для небольших компаний есть смысл сначала заключать договор краткосрочной аренды на 1–6 месяцев. Этого вполне достаточно, чтобы понять, подходит ли вашему бизнесу конкретное помещение и нужно ли оно вам вообще.

Если все устроит, аренду легко можно продлить на год, два или даже пять лет. Но даже в этом случае обязательно включайте в условия договора пункт о возможности его расторжения по желанию арендатора. В такую форму включают дополнительное условие – заблаговременное предупреждение владельца объекта о своих намерениях (например, за 2 недели или месяц).

Выбираем место для офиса

Для некоторых бизнесов территориальное расположение играет очень большую роль. Например, той же юридической компании важно обзавестись офисом в центре Москвы (или любого другого города). Это напрямую влияет на репутацию бизнеса. Но и отражается на стоимости, что важно учитывать при планировании бюджета.

А вот для компании из IT-сферы, особенно если работа ведется в онлайн-пространстве, местоположение не имеет большого значения. Намного важнее стоимость аренды, а также удобство сотрудников – наличие парковки, магазинов и банков поблизости, удаленность от метро и доступность другого общественного транспорта.

Оснащение офиса

Хороший ремонт, выделенная и технически оснащенная комната для совещаний – это, опять же, важно только для определенных сфер бизнеса, предполагающего регулярные встречи с партнерами, на которых нужно произвести хорошее впечатление. Вместе с тем наличие оргтехники в офисе необходимо для любого бизнеса. Как и предоставление арендодателем услуг по клинингу, который позволяет исключить из бюджета компании расходы на поддержание чистоты.

И напоследок еще один совет: не забывайте при обсуждении цены аренды торговаться. Многие арендодатели готовы на серьезный дисконт, но сами его предлагать однозначно не будут. Причем уступки могут выражаться не только в скидках: включение оплаты коммунальных услуг в стоимость аренды, предоставление бесплатных парковочных мест для сотрудников – вот далеко не полный список преимуществ, которые можно получить во время диалога.